Er din bedrift forberedt på tilsyn?
Hvordan bør bedriften din forberede seg på tilsyn? Her gir vi deg noen tips til hva du bør tenke på før og under et tilsyn. Vi fokuserer på tilsyn fra Arbeidstilsynet om informasjons- og påseplikt.
Informasjons- og påseplikten: hva slags dokumentasjon kreves?
Informasjons- og påseplikten gjelder ved nasjonal transport, kabotasje og kombinerte transporter. Det gjelder ikke for internasjonal transport.
Informasjonsplikten innebærer at du som transportkjøper skal informere transportøren om at sjåførene har krav på allmenngjorte lønns- og arbeidsvilkår. Det kan du gjøre i kontraktene dine.
Plikten gjelder ett ledd ned i kjeden. Dersom en vareeier bruker en speditør for å utføre oppdraget, er det speditøren som har dette ansvaret overfor sin transportør. Dersom transportøren som speditøren har avtale med, bruker en undertransportør, er det transportøren som har ansvaret overfor sin undertransportør.
I Veileder for transportbestiller brukes begrepene "hovedleverandør" og "underleverandør". Begrepene sikter til en verdikjede for bestilling av transport. La oss ta en eksempel: En vareeier bestiller en transport av en speditør. Speditøren bruker en transportør for å få utført transporten. I denne kjeden vil vareeier være oppdragsgiver, speditøren er hovedleverandør, som vareeier har avtale med, og transportøren som speditøren bruker, vil være underleverandør. Dette står også forklart på siste side i Veilederen.
NHO Logistikk og Transport har laget et forslag til hva man kan inkludere i kontrakten for å oppfylle informasjonsplikten. Se faktaboks nederst i saken.
Påseplikten innebærer at bestilleren av transporttjenesten skal påse at hovedleverandørens sjåfører får allmenngjorte lønns- og arbeidsbetingelser. Selv om det ikke er lovpålagt å ha skriftlige rutiner, anbefaler NHO Logistikk og Transport sine medlemmer å ha en skriftlige rutine for dette.
For det første bør kontraktene dine ha klausuler som gir tilgang til nødvendig dokumentasjon når det trengs for å gjennomføre kontroll. For det andre bør du utføre kontroller av transportørene du bruker, for eksempel gjennom å ta stikkprøver.
For å oppfylle informasjons- og påseplikten bør bedriften din ha:
- Oversikt over hvilke virksomheter dere kjøper transporttjenester fra
- Skriftig informasjon om hvordan dere følger opp informasjonsplikten
- Skriftlig rutine for hvordan dere følger opp påseplikten
- Dokumentasjon på deres siste gjennomførte kontroll av påseplikten
Dette innebører at man bør ha et register over transportører bedriften din bruker, at rutinene for hvordan informasjons- og påseplikten følges opp bør skrives ned og at stikkprøver som utføres må registreres. Arbeidstilsynet kan spørre etter denne dokumentasjonen, så det er viktig at den er tilgjengelig ved et eventuelt tilsyn.
Hvordan ta stikkprøver?
Det er flere måter å ta stikkprøver på. Det viktigste her er at dere avklarer noen spørmsål internt i bedriften for hvordan dere ønsker å utføre dem. Under har dere noen spørsmål som kan være til hjelp for å utarbeide en rutine. Det er ingen regler for hvor ofte eller hvordan man skal ta stikkprøver. Noen velger å be om dokumentasjonen i forhandlermøter, andre kan be om å få den tilsendt på epost. Dersom man ikke får svar på epsoten, bør det selvfølgelig følges opp på annen måte.
- Hvem i bedriften skal ta stikkprøver?
- Når og hvor ofte skal man ta stikkprøver?
- Hvilke transportører skal man ta stikkprøve av?
- Hva skal man kontrollere i en slik stikkprøve?
- Hvor registrerer man det man har kontrollert?
Vi har et forslag til skjema dere kan bruke for å utføre stikkprøver.
Det finner du her.
Tips før og under et tilsyn
Arbeidstilsynet utfører flere former for tilsyn. Ved et postalt tilsyn, mottar bedriften et brev der Arbeidstilsynet ber om å få tilsendt skriftlig dokumentasjon med enf rist. Et varslet tilsyn starter også med et brev fra Arbeidstilsynet, der de sier de vil foreta en inspeksjon. Hovedtema, hva de ønsker å se på og dokumentasjon bedriften skal legge fram, skal framkomme i brevet. Arbeidstilsynet kan også komme på ikke varslet tilsyn, det skjer som oftest ved mistanke om alvorlige regevelerksbrudd. I disse tilfellene skal Arbeidstilsynet ta kontakt med arbeidsgiver og verneombud.
Still forberedt og legg grunnlaget for en god dialog fra start dersom bedriften din får tilsyn. Sjekk veiledere og sjekklister og finn fram relevant dokumentasjon. I forkant av tilsynet bør dere også i bedriften gå gjennom dokumentasjon og interne retningslinjer for det som er tema for tilsynet. Veilederen for transportbestillere er sentral når det kommer til denne typen tilsyn. For andre tilsyn kan det være andre veiledere som bør sjekkes.
Vi anbefaler at en ansatt følger hele tilsynet, fra forberedelsesfasen til avslutningen. Det kan være verneombudet, eller en person som har faglig kompetanse på det som er tema for tilsynet.
Vanligvis avsluttes tilsynet med et sluttmøte. Der gir Arbeidstilsynet en muntlig tilbakemelding til bedriften og gjennomgår eventuelle funn. Vi oppfordrer bedriften til å be om at det holdes et slikt mtøe. Det kan forebygge faktafeil i rapporten som skal skrives i etterkant.
Medansvar for andre regelverk på vegtransportområdet
Som transportbestiller har man også medansvar for andre regelverk på vegtransportområdet. Dette gjelder
- Kjøre- og hviletid
- Forskrift opm arbeidstid for sjåfører (FATS)
- Straffeloven
Det kan du lese mer om her.
Forslag til kontraktsklausul for å oppfylle informasjonsplikten
For transportavtaler som omfattes av "Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for godstransport på veg" jfr tariffnemdas vedtak i protokoll nr 4/2015 og vedtak av 11.mai 2015, skal transportleverandøren sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende forskrift.
Alle avtaler transportleverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser.
Dersom transportleverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av betalingen for å dekke det solidaransvar oppdragsgiver har inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden.
Leverandørens forpliktelser som nevnt ovenfor skal dokumenteres; dels ved identifikasjon av allmenngjort timesats og dietgodtgjørelse, og dels ved en egenerklæring/ tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell timesats/dietgodtgjørelse og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av transportleverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser.